In endooOrganize gibt es zwei wesentliche Prozesse, die die Ausgabe von Geräten betreffen: Reservierung (Buchung) und Ausleihe. Der Unterschied zwischen beiden Varianten liegt in der Art der Nutzung und dem Zeitraum:
Reservierung bezieht sich auf die Buchung von Geräten für einen bestimmten Unterrichtstag oder eine Schulstunde. Hierbei sichern Sie sich die Nutzung der Geräte für einen kurzen, festgelegten Zeitraum.
Ausleihe hingegen betrifft die Ausleihe von Geräten z.B. im Rahmen einer 1:1-Ausstattung, also für eine längere Nutzungsdauer, beispielsweise für Schülerendgeräte oder Lehrerdienstgeräte. In diesem Fall können Geräte über einen längeren Zeitraum entliehen werden. Der Prozess kann auch die Festlegung von Nutzungsbedingungen oder die Verwaltung von Ausleihverträgen umfassen.
Weitere Informationen zur Reservierung (Buchung) finden Sie auf dieser Seite. Die Details zur Ausleihe sind im folgenden Abschnitt erklärt.
Die Ausleihverwaltung von endooOrganize beinhaltet zwei zentrale Funktionen:
Zusätzlich besteht die Möglichkeit, die Überprüfung der digitalen Einwilligung zu aktivieren. Dies erlaubt eine flexible Nutzung des Systems, auch wenn die Einwilligungen weiterhin auf traditionellem Weg, zum Beispiel analog, eingeholt werden sollen. So können Sie die Ausleihe ganz nach Ihren Bedürfnissen gestalten.
Im Folgenden erklären wir beide Bereiche unabhängig voneinander. Sollten Sie sich nur für die Ausleihe interessieren, kann der Abschnitt zum Thema Einwilligungen übersprungen werden.
In diesem Abschnitt erklären wir Ihnen den Prozess zur Erstellung und Verwaltung von Einwilligungen in endooOrganize.
Einwilligung anlegen:
Versenden der Einwilligung:
Option 1: E-Mail-Versand – Wenn die betroffenen Personen (z.B. Schüler oder Lehrkräfte) im System bereits importiert sind, können Sie die Einwilligung direkt an die hinterlegten E-Mail-Adressen senden. Bei Minderjährigen wird die E-Mail an die Adresse der Erziehungsberechtigten geschickt, bei volljährigen Personen an deren eigene E-Mail-Adresse. Beim Import ist darauf zu achten, dass entsprechend die E-Mail-Adresse zur "Vertragsakzeptanz" gesetzt wurde - diese kann auch über den überschreibenden Import nachgeliefert werden. Der Versand erfolgt über einzel Personen oder über die Mehrfachauswahl im Bereich Personen.
Tipp: Importieren Sie Schüler gleich mit Ihrer Schülernummer oder Schülerausweisnummer (als Personen-ID), damit bei der Ausleihe entsprechende Datensätze beispielsweise durch Scannen der Schülerausweise schneller gefunden werden können.
Option 2: QR-Code oder Link – Wenn für Schüler keine E-Mail-Adresse der Erziehungsberechtigten vorliegt, können Sie den QR-Code oder den Link zur Einwilligung nutzen. Dieser kann z.B. in einem Elternbrief oder über eine "Eltern-App" verteilt werden. Der QR-Code kann als Bild über die Detail-Ansicht des entsprechenden Objektpools heruntergeladen / gespeichert werden.
Nachdem die Einwilligungsanfragen versendet wurden, erhalten die betroffenen Personen (z.B. Eltern oder volljährige Schüler) eine E-Mail oder können den QR-Code scannen. Sie werden aufgefordert, fehlende Daten zur Person zu ergänzen, die Einwilligung zu lesen und zu akzeptieren.
Für eine detaillierte Anleitung zur Abgabe der Einwilligung verweisen wir auf die separate Anleitung für „Unterzeichnende“.
Sobald die Einwilligungen von den betroffenen Personen erteilt wurden, erscheinen diese im Hauptmenü unter „Einwilligungen“. Ist die Einwilligung korrekt unterzeichnet / hinterlegt und mit der richtigen E-Mail-Adresse verknüpft, wird sie der entsprechenden Person zugeordnet.
Falls das System eine Einwilligung nicht sicher einer Person zuordnen kann (z.B. weil die Einwilligung mit einer anderen Email-Adresse abgegeben wurde oder an der Person keine E-Mail-Adresse zur "Vertragsakzeptanz" hinterlegt ist), taucht diese Einwilligung unter „Noch nicht bestätigte Einwilligungen“ auf und muss durch eine berechtigte Person überprüft und final bestätigt werden.
Nachdem die Einwilligung geprüft und bestätigt wurde, gilt sie als vollständig und gespeichert. Falls die E-Mail-Adresse zur Vertragsakzeptanz für zukünftige Einwilligungen benötigt wird, kann die entsprechende E-Mail-Adresse zur "Vertragsakzeptanz“ gespeichert werden, sodass bei zukünftigen Einwilligungen eine automatische Akzeptierung erfolgt.
Der Prozess zur Einholung einer Einwilligung ist nun abgeschlossen, wenn es sich um eine Einwilligung für die Geräteausleihe handelt, dann kann damit nun fortgefahren werden (Details im nächsten Abschnitt).
Info: Beachten Sie, dass die entsprechend hinterlegten Einwilligungen auch über die Personen abgerufen werden können. Über die Personen-Entität kommend können auch von Schul- oder Trägerseite aus, bereits vorliegende Einwilligungen (Papierformat) im System hinterlegt werden (auch mittels Mehrfachbearbeitung).
Nachdem die grundlegenden Informationen zur Einwilligung behandelt wurden, folgen nun die praktischen Schritten der Geräteausleihe. Es gibt zwei Möglichkeiten, wie eine Ausleihe durchgeführt werden kann: über den Objektpool oder direkt (Direktausleihe).
Die Ausleihe über den Objektpool ist die bevorzugte Methode, wenn eine strukturierter Ausleihprozess von Geräten vorgegeben werden soll. Dies gilt insbesondere, wenn Geräte für bestimmte Personengruppen oder Anwendungszwecke vorgesehen sind. Beispielsweise kann ein Objektpool für Lehrergeräte und ein anderer für Schülergeräte angelegt werden. Ein Objektpool ermöglicht außerdem die Definition von Pflichtangaben für die Ausgabe und Rücknahme sowie die Möglichkeit zu überprüfen, ob eine geforderte Einwilligung vorliegt.
Nachdem ein Objektpool konfiguriert wurde, müssen die entsprechenden Inventarobjekte dem Objektpool hinzugefügt werden - dies ist möglich über die Mehrfachauswahl am Inventar oder über den Objektpool selbst.
Die laufende Ausleihe wird nun in der Ausleihhistorie des Gerätes angezeigt und entsprechend markiert.
Info: Sofern eine Schülerausweisnummer (Person-ID an der Person hinterlegt ist), kann die Person auch über den Schülerausweis gescannt und gefunden werden.
Die Direktausleihe ist eine vereinfachte Form der Ausleihe, bei der keine Objektpools erforderlich sind. Sie wird genutzt, wenn nur einzelne Geräte ohne größere Verwaltung ausgeliehen werden.
Die laufende Ausleihe wird nun in der Ausleihhistorie des Gerätes angezeigt und entsprechend markiert.
Info: Sofern eine Schülerausweisnummer (Person-ID an der Person hinterlegt ist), kann die Person auch über den Schülerausweis gescannt und gefunden werden.
Die Rückgabe erfolgt analog zur Ausleihe, wobei ebenfalls der Zustand des Gerätes überprüft und dokumentiert werden kann.
Unabhängig von der Methode der Ausleihe (über Objektpool oder Direktausleihe) können alle Transaktionen in der Ausleihhistorie (Ausleih-Tab am Gerät oder Ausleih-Tab an einer Perosn) eingesehen werden. Hier können Sie sowohl die Ausgabe- als auch die Rückgabeprotokolle durch anklicken der Ausleih-Transaktionen abrufen. Diese Protokolle enthalten Informationen zum Zustand des Gerätes sowie die Unterschrift des Nutzers.
Die erfassten Zustände und Status werden außerdem in der Objekthistorie (am Gerät) dokumentiert.
