Wie funktioniert die E-Mail-Benachrichtigung bei Tickets?

Unser endooOrganize Ticketsystem versendet Benachrichtigungen per E-Mail an die entsprechenden Ticketbearbeiter. Die Empfänger der Benachrichtigungen werden nach einer klaren Logik festgelegt. Im Allgemeinen wird die Person, die eine Aktion ausgelöst hat, nicht per E-Mail darüber benachrichtigt. Eine Ausnahme bildet das Erstellen von Tickets. Schauen wir uns die verschiedenen Szenarien genauer an.

Diese Anleitung erläutert nicht den E-Mail-Empfang. Mehr über den E-Mail-Empfang erfahren Sie hier.

Neues Ticket erstellt:

Wenn ein neues Ticket erstellt wird, wird der Ersteller über den erfolgreichen Vorgang benachrichtigt. Dadurch hat er immer einen direkten Link zum Ticket zur Hand.

Die Benachrichtigung der Administratoren hängt von verschiedenen Faktoren ab:

Wenn ein Ticket einer bestimmten Abteilung zugeordnet wird, wird die Abteilung darüber informiert, dass ein neues Ticket vorliegt. Falls keine Abteilung angegeben ist, werden alle Ticket-Administratoren der Schule, in der das Ticket erstellt wurde, benachrichtigt.

Ticket-Änderung und neue Nachrichten am Ticket

Auch bei Änderungen am Ticket werden E-Mail-Benachrichtigungen versendet. Grundsätzlich erhält die Person, die eine neue Nachricht hinterlegt oder eine Änderung vorgenommen hat, keine E-Mail-Benachrichtigung.

Ansonsten erhält der Ersteller/Betroffene des Tickets eine Benachrichtigung sowie weitere Administratoren. Welche Administratoren benachrichtigt werden, hängt von weiteren Bedingungen ab.

• Wenn einem Ticket ein oder mehrere Bearbeiter zugeordnet sind, werden nur diese Bearbeiter darüber informiert.
• Wenn kein Bearbeiter eingetragen ist, das Ticket aber einer Abteilung zugeordnet wurde, erhalten die Mitglieder der Abteilung oder bei einer externen Abteilung die externe E-Mail-Adresse eine Benachrichtigung.
• Wenn dem Ticket keine Abteilung zugeordnet ist, werden alle Benutzer, die die Berechtigung "Ticket-Administrator" in der Schule haben, darüber informiert.

Zuordnung eines Bearbeiters:

Wenn einem Ticket ein Bearbeiter zugewiesen wird, erhält dieser eine Benachrichtigung, es sei denn, er hat die Zuordnung selbst vorgenommen.

Zuordnung zu einer Abteilung:

Wenn einem Ticket eine Abteilung zugewiesen wird, wird die Abteilung darüber informiert. Falls die Person, die die Abteilung zugewiesen hat, selbst Mitglied der Abteilung ist, erhält sie keine Benachrichtigung (da sie ja die Änderung selbst durchgeführt hat).

Mehr erfahren über Ticket- und Service-Abteilungen / -Gruppen: Wie funktionieren Ticket- bzw. Service-Abteilungen (Intern / Extern)?