Wie funktioniert der Geräte-Import in endooOrganize?

endooOrganize verfügt über eine Import-Funktion, um Excel-Tabellen mit Inventarobjekten zu importieren. Nachfolgend haben wir ein paar wichtige Informationen zusammengefasst. Außerdem finden Sie hier ein endooOrganize Explained YouTube-Video, das einmal die Vorgehensweise erklärt. Wir haben außerdem ein Import Bsp unten als Anhang beigefügt. Darin befindet sich eine Beispieldatei sowie Bilder, sodass Sie schnell mit einigen Beispielen endooOrganize nutzen können.

Nun aber los zu Ihrem individuellen Excel-Import:

Excel-Datei erstellen

Für den Import müssen Sie eine Excel-Datei erstellen, die pro Zeile ein Inventarobjekt enthält. Sie können dabei die erste Zeile als Überschriftenzeile verwenden. Dies müssen Sie einfach nur beim Import der Software mitteilen. Zur Erstellung der mit endooOrganize kompatiblen Datei folgen Sie bitte folgende Schritte, da die Excel Datei vor dem Import als "Unicode-Text Datei" formatiert werden muss.

Mit dem Befehl Speichern unter können Sie ein Excel-Arbeitsblatt in eine Textdatei konvertieren.

1. Wechseln Sie zu Datei > Speichern unter.
2. Klicken Sie auf Durchsuchen.
3. Wählen Sie im Dialogfeld Speichern unter im Feld Dateityp das Textdateiformat für das Arbeitsblatt aus. Klicken Sie auf "Unicode-Text" bei Windows bzw. UTF-16 Unicode Text bei macos. Alternativ wählen Sie CSV UTF-8 bei neueren Excel Versionen um sicher eine UTF codierte Textdatei zu erhalten. Bei älteren Excel Versionen gibt es bei dem CSV-Format leider keine einheitliche Text codierung, weshalb es dort zu Problemen bei Sonderzeichen wie Umlauten kommen kann.
4. Navigieren Sie zu dem Speicherort, an dem die neue Textdatei gespeichert werden soll, und klicken Sie dann auf Speichern.

Für die weiteren Schritte zum Laden in endooOrganize folgen Sie am besten dem endooOrganize Explained YouTube-Video.

Import durchführen

Bitte beachten Sie die folgenden Hinweise beim Import.

• Das System prüft beim Import die zu importierenden Geräte, ob diese Geräte bereits im System vorhanden sind. Dazu nutzt es die Felder endooOrganize-ID, Externe Inventarnummer, Seriennummer und MAC-Adresse. Falls Objekte bereits existieren warnt das System und Sie können alternativ die Geräte mit den neuen Informationen überschreiben. S.a. überschreibender Import
• Beachten Sie bei dem Import von Verknüpfungen zu anderen Objekten (Modelle, Räume, Unternehmen etc.) dass die Erkennung anhand des Namens geschieht. Dieser muss für eine korrekte Verknüpfung exakt übereinstimmen. Ist das nicht der Fall wird ein neues Modell, Raum etc. angelegt.
• Ist die Spalte Modell nicht gefüllt oder fehlt, wird als Modell ein Modell mit dem Namen Unbekannt ausgewählt. Je nachdem, ob ein Hersteller im Import hinterlegt ist, wird ein Modell “Unbekannt” mit dem passenden Hersteller ausgewählt. Bitte beachten Sie dazu auch die Erläuterung im Video.
• Ist kein Lieferant ausgewählt, wird als Lieferant das Unternehmen mit dem Namen “Unbekannt” verknüpft. Bitte beachten Sie dazu auch die Erläuterung im Video.
• Verzichten Sie auf die Zuweisung von einem Raum indem Sie keine Spalte für den Raumnamen bzw. der Raumnummer auswählen oder die Zelle leer ist, wird je nach Auswahl in Schritt 1 für das Gerät ein eigener Raum erstellt (z.B.: Standardraum für Gerät XY) oder kein Raum zugeordnet
• Ist ein Raum mit dem angegebenen Raumnamen oder Raumnummer im System noch nicht vorhanden bzw. kann nicht zugeordnet werden, kann in Schritt 1 ausgewählt werden, ob dieser Raum neu erstellt werden soll oder dem Gerät kein Raum zugeordnet wird.

Überschreibender Import

Neben dem Import von neuen Geräten kann die Funktion des Imports auch dazu verwendet werden, bereits bestehende Geräte zu aktualisieren.

Für den überschreibenden Import verfügt unser System über eine intelligente Erkennung, welche Geräte bereits im System vorhanden sind. Dazu nutzt es die Felder endooOrganizeID, externe Inventarnummer, Seriennummer und MAC-Adresse und sucht im System nach Objekten bei denen es eine Übereinstimmung mit einem oder mehreren dieser Felder gibt.

Für mehr Informationen folge dem endooExplained Youtube-Video zum Thema "überschreibender Import".