endooOrganize verfügt über eine Import-Funktion, um Excel-Tabellen mit bestehenden Inventarobjekten zu importieren. Nachfolgend haben wir ein paar wichtige Informationen zusammengefasst. Außerdem finden Sie hier ein Screencast-Video, das einmal die Vorgehensweise erklärt. Wir haben außerdem ein Import Bsp unten als Anhang beigefügt. Darin befindet sich eine Beispieldatei sowie Bilder, sodass Sie schnell mit einigen Beispielen endooOrganize nutzen können.
Nun aber los zu Ihrem individuellen Excel-Import:
Excel-Datei erstellen
Für den Import müssen Sie eine Excel-Datei erstellen, die pro Zeile ein Inventarobjekt enthält. Sie können dabei die erste Zeile als Überschriftenzeile verwenden. Dies müssen Sie einfach nur beim Import der Software mitteilen. Zur Erstellung der mit endooOrganize kompatiblen Datei folgen Sie bitte folgende Schritte, da die Excel Datei vor dem Import als "Unicode-Text Datei" formatiert werden muss.
Mit dem Befehl Speichern unter können Sie ein Excel-Arbeitsblatt in eine Textdatei konvertieren.
- Wechseln Sie zu Datei > Speichern unter.
- Klicken Sie auf Durchsuchen.
- Wählen Sie im Dialogfeld Speichern unter im Feld Dateityp das Textdateiformat für das Arbeitsblatt aus. Klicken Sie auf "Unicode-Text" bei Windows bzw. UTF-16 Unicode Text bei macos. Alternativ wählen Sie CSV UTF-8 bei neueren Excel Versionen um sicher eine UTF codierte Textdatei zu erhalten. Bei älteren Excel Versionen gibt es bei dem CSV-Format leider keine einheitliche Text codierung, weshalb es dort zu Problemen bei Sonderzeichen wie Umlauten kommen kann.
- Navigieren Sie zu dem Speicherort, an dem die neue Textdatei gespeichert werden soll, und klicken Sie dann auf Speichern.
Für die weiteren Schritte zum Laden in endooOrganize folgen Sie am besten dem Screencast Video.
Import durchführen
Bitte beachten Sie die folgenden Hinweise beim Import.
- Es wird mindestens eine der folgenden Spalten benötigt: Name, Seriennummer, Externe Inventarnummer
- Außerdem muss zwingend eine Modellspalte ausgewählt sein. Sollte ein Modell mit diesem Namen noch nicht existieren, wird dieses neu angelegt
- Verzichten Sie auf die Zuweisung von einem Raum indem Sie keine Spalte für den Raumnamen auswählen oder die Zelle leer ist, wird je nach Auswahl in Schritt 1 für das Gerät ein eigener Raum erstellt (z.B.: Standardraum für Gerät XY) oder kein Raum zugeordnet
- Ist ein Raum mit dem angegebenen Raumnamen im System noch nicht vorhanden bzw. kann nicht zugeordnet werden, kann in Schritt 1 ausgewählt werden, ob dieser Raum neu erstellt werden soll oder dem Gerät kein Raum zugeordnet wird.
- Ist ein Auswahlfeld ausgewählt (z.B. Gerätemodell), einem einzelnen Gerät fehlt aber die dementsprechende Bezeichnung, so wird für dieses Gerät ebenfalls ein Standard erstellt (z.B.: Standardmodell)
