Wie kann ich Dokumente in endooOrganize hochladen und verwalten?

Mit dem Dokumenten-Management in endooOrganize können Sie wichtige Dokumente wie Rechnungen, Lieferscheine oder Bedienungsanleitungen direkt mit einzelnen Objekten verknüpfen.

Bei Dokumenten handelt es sich um interne Dateien, welche unter anderem für den beschränkten Zugriff auf Schulträger genutzt werden können - während Anleitungen und Hilfestellungen von allen Benutzern eingesehen werden können.

• Was ist der Unterschied zwischen Berechtigungsebenen und Mandantenebenen?

• Wie kann ich Anleitungen in endooOrganize hochladen und verwalten?

Unterschied zwischen Schul- und Schulträgerdokumenten

In endooOrganize wird zwischen Schuldokumenten und Schulträgerdokumenten unterschieden:

• Schuldokumente:
  Diese Dokumente können durch den Träger und die entsprechende Schule eingesehen werden.

• Schulträgerdokumente:
  Diese Dokumente werden auf Trägerebene verwaltet und stehen ausschließlich dem Träger zur Verfügung.

  • Garantien und Kaufverträge
  • Wartungsverträge des Schulträgers

Hinweis: Beim Hochladen eines Dokuments können Sie festlegen, ob es als Schul- oder Schulträgerdokument hinterlegt wird.

Dokumente pro Objekt hinterlegen (Import, Objekt erstellen, Objekt bearbeiten)

1. Öffnen Sie die Detailseite eines Objekts (Inventar, Raum, ...) oder erstellen Sie ein neues Objekt. Außerdem steht Ihnen die Möglichkeit offen, beim Import oder der Mehrfachbearbeitung Dokumente anzuhängen.
2. Klicken Sie auf den Reiter Dokumente
3. Wählen Sie zwischen einem bestehenden Dokument aus oder laden Sie ein neues Dokument hoch
4. Wählen Sie aus, ob das Dokument als Schuldokument oder Schulträgerdokument gespeichert werden soll.
5. Laden Sie die gewünschten Dokumente im PDF-Format hoch. Dazu zählen:
   • Rechnungen
   • Lieferscheine
   • Bedienungsanleitungen
   • Wartungsprotokolle
   • ...

Dokumente aufrufen

Die hochgeladenen Dokumente werden abhängig von ihrer Klassifizierung angezeigt:

• Schuldokumente: Nur für Nutzer der jeweiligen Schule und für den Träger sichtbar.
• Schulträgerdokumente: für alle Personen mit Träger-Berechtigung einsehbar

Zugriff auf Dokumente:

Öffnen Sie ein Objekt oder gehen Sie über den Reiter Dokumente im Hauptmenü. Hier finden Sie alle Dateien, geordnet nach Dokumenttyp (Schul- oder Schulträgerdokument) sowie Datum und Dateinamen.