In dieser Anleitung wird der detaillierte Prozess zur Unterzeichnung eines Leihvertrags in endooOrganize erläutert. Dieser Prozess betrifft die Ausgabe eines konkreten Gerätes an eine bestimmte Person. Je nach Alter der betroffenen Person (Schüler oder volljährige Person) und je nach gewähltem Signaturweg wird der Ablauf leicht angepasst.
Anders als bei einer Einwilligung entsteht ein Leihvertrag je Ausgabe. Er nennt das konkrete Gerät mit Seriennummer und führt – sofern erfasst – dessen dokumentierten Zustand als Anlage mit. Es kann daher sein, dass Sie für mehrere Geräte mehrere Verträge unterzeichnen.
Ihre Schule entscheidet je Vertrag, auf welchem Weg unterschrieben wird. Möglich sind:
Die Wege schließen sich nicht aus – eine Schule kann alle drei nebeneinander nutzen.
Sie erhalten eine E-Mail an die bei der Schule hinterlegte Adresse. Bei minderjährigen Schülerinnen und Schülern geht diese an die Erziehungsberechtigten, bei volljährigen Personen an deren eigene Adresse.
In der E-Mail befindet sich ein Signaturlink, der Sie zum Vertrag führt.
[in Bearbeitung – Gültigkeitsdauer des Links, Verhalten bei abgelaufenem Link]
[in Bearbeitung – Werden vor der Anzeige des Vertrags Daten abgefragt (z.B. Angaben zur betroffenen Person, zur erziehungsberechtigten Person), oder führt der Link direkt zum Vertragstext?]
[in Bearbeitung – Screenshot des Formulars]
Der vollständige Vertragstext wird angezeigt. Darin sind das konkrete Gerät mit Seriennummer, die Leihdauer sowie die Regelungen zu Haftung und Rückgabe benannt.
Sofern der Zustand des Gerätes erfasst wurde, finden Sie diesen in der Anlage „Vorschäden“ – mit Datum, Beschreibung und Fotos. Prüfen Sie diese Angaben, da sie bei der Rückgabe als Vergleichsmaßstab dienen.
[in Bearbeitung – Art der Unterschrift: Häkchen zur Bestätigung oder gezeichnete Unterschrift auf der Touchfläche?]
[in Bearbeitung – Bezeichnung der abschließenden Schaltfläche]
[in Bearbeitung – Gibt es wie bei der Einwilligung eine Bestätigungsmail mit Prüf-Link, oder gilt der Signaturlink selbst bereits als Identitätsnachweis?]
[in Bearbeitung – Erhält die unterzeichnende Person eine Kopie des Vertrags per E-Mail? Ist der Vertrag später online einsehbar?]
Sie erhalten den ausgedruckten Vertrag über die Schule – etwa am Elternabend, über die Klassenlehrkraft oder das Sekretariat.
Dem Ausdruck liegt ein Anschreiben bei. Darin steht, bis wann der unterschriebene Vertrag zurück sein soll und wo er abzugeben ist.
Lesen Sie den Vertragstext einschließlich der Anlage „Vorschäden“ und unterschreiben Sie an den vorgesehenen Stellen.
Geben Sie das Blatt vollständig zurück – einschließlich der Seite mit dem aufgedruckten QR-Code, über den die Schule den Rücklauf erfasst.
[in Bearbeitung – Hinweis, ob eine Kopie für die unterzeichnende Person vorgesehen ist]
Die Schule scannt den QR-Code auf dem zurückgekommenen Vertrag und hängt ein Foto des unterschriebenen Blattes an. Damit gilt der Vertrag als vollständig.
Die Unterschrift wird im Beisein einer Lehrkraft oder einer berechtigten Person direkt auf dem Gerät geleistet.
Der Vertragstext wird auf dem Bildschirm angezeigt und kann vor der Unterschrift vollständig gelesen werden.
[in Bearbeitung – Ablauf des Signaturdialogs auf dem Tablet, Screenshot]
Dieser Weg setzt voraus, dass die unterschriftsberechtigte Person anwesend ist. Bei minderjährigen Schülerinnen und Schülern also die Erziehungsberechtigten.
Ein Vertrag kann mehrere Unterschriftsplätze haben: die ausleihende Person, die Erziehungsberechtigten und die schulseitige Gegenzeichnung. Welche davon erforderlich sind, legt die Schule in der Vertragsvorlage fest.
Erst wenn alle unterschriftspflichtigen Plätze gefüllt sind, gilt der Vertrag als vollständig und das Gerät kann herausgegeben werden. Bis dahin ist es für die betreffende Person reserviert.
An jedem Unterschriftsplatz wird vermerkt, auf welchem Weg er ausgefüllt wurde. Die verschiedenen Wege lassen sich innerhalb eines Vertrags kombinieren – die Erziehungsberechtigten können also digital unterschreiben, während die Schule vor Ort gegenzeichnet.
Die E-Mail ist nicht angekommen. Wenden Sie sich an die Schule – der Signaturlink kann aus der Vertragsarbeitsliste erneut versendet werden. Prüfen Sie zuvor den Spam-Ordner.
Es liegt keine E-Mail-Adresse vor. Das ist kein Hindernis. Die Schule kann den Vertrag stattdessen ausdrucken und auf Papier unterschreiben lassen.
Die Angaben im Vertrag stimmen nicht. [in Bearbeitung – Vorgehen bei fehlerhaften Angaben; der Vertragstext wird bei der Erzeugung eingefroren, eine Korrektur erfordert einen neu erzeugten Vertrag]
Das Gerät wird getauscht. Da jeder Vertrag ein konkretes Gerät benennt, entsteht bei einem Tausch ein neuer Vertrag, der erneut unterschrieben werden muss.
